Starszy specjalista

Warunki pracy

praca biurowa, praca w siedzibie urzędu, praca w systemie podstawowym, praca stacjonarna, obsługa urządzeń biurowych, obsługa komputera powyżej 4 godz. na dobę, oświetlenie naturalne i sztuczne, niedostosowanie budynku do osób niepełnosprawnych, praca na parterze

Zakres zadań

• koordynuje oraz nadzoruje pracą kancelarii ogólnej - planuje, zarządza pracą pracowników kancelarii ogólnej oraz decyduje o aktualności wytworzonych dokumentów,
• koordynuje oraz nadzoruje prace w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentami, w tym: odwzorowuje cyfrowo przesyłki papierowe i realizuje zadania związane z rejestracją i dystrybucją korespondencji w systemie EZD oraz nadzoruje pracę składów chronologicznych
• koordynuje oraz nadzoruje prace w systemie Poczty Polskiej elektroniczny nadawca "E-NADAWCA" i Elektronicznej Wymiany Dokumentów, odbiera z poczty specjalnej KWP w Łodzi korespondencję adresowaną do Komendantów KWP w Łodzi, dokonuje analizy i rozdziału korespondencji oraz przekazuje zaewidencjonowaną korespondencję wg właściwości rzeczowej i miejscowej komórkom i jednostkom organizacyjnym KWP w Łodzi w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów,
• sporządza spisy akt dokumentacji przekazywanej do archiwum KWP w Łodzi oraz protokoły brakowania dokumentów "BC" dla dokumentacji wytworzonej i przechowywanej w kancelarii,
• kontroluje sporządzane zestawienia przesyłek nadanych i wydanych, rejestruje korespondencję w odpowiednich zbiorach i wydaje ją uprawnionym osobom/wydziałom oraz wysyła korespondencję do odbiorców zewnętrznych za pomocą programu pocztowego "E-NADAWCA",
• prowadzi dzienniki podawcze, zbiory ewidencyjne i pomoce kancelaryjne określone w przepisach resortowych oraz wynikające z praktyki pracy kancelarii w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w urzędzie,
• realizuje zadania w kancelarii ogólnej na poziomie KWP w Łodzi z zakresu obsługi Systemu Wspomagania Obsługi Policji oraz ustala adresatów mylnie zaadresowanych przesyłek,
• przygotowuje i prowadzi szkolenia z użyciem narzędzi multimedialnych z zakresu funkcjonowania kancelarii ogólnej z uwzględnieniem EZD oraz udziela informacji interesantom z zakresu obiegu poczty specjalnej

Wymagania niezbędne

• doświadczenie zawodowe: powyżej 1 roku w obszarze lub powyżej 4 lat w administracji publicznej,
• znajomość przepisów dot. działania administracji publicznej oraz przepisów dot. organizacji urzędu i obiegu dokumentacji w urzędzie,
• znajomość ustawy o ochronie informacji niejawnych
• znajomość programów komputerowych i biurowych służących do prawidłowego funkcjonowania kancelarii ogólnej,
• samodzielność i umiejętność organizacji pracy własnej oraz pracy podległych pracowników,
• umiejętność analitycznego i kreatywnego myślenia,
• komunikatywność i wysoka kultura osobista,
• umiejętność pracy w zespole,
• poświadczenie bezpieczeństwa wydane przez ABW, SKW lub Policję uprawniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ściśle tajne lub złożenie oświadczenia o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego,
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe